De Digimap van HFAP

De Digimap van HFAP

Op deze pagina vind je uitleg over de Digimap. Veelgestelde vragen. Eind 2018 hebben we ervoor gekozen om een efficiëntere manier van werken te implementeren. Een belangrijk en tijdrovend onderdeel van de voorbereidings- en bemiddelingswerkzaamheden is het verkrijgen van alle relevante informatie en documentatie. Het betreft vaak veel documenten. Met de introductie van de Digimap stellen we een online omgeving beschikbaar aan onze relaties, waarbinnen ze de gevraagde en benodigde documenten en bestanden moeten uploaden. 

Hieronder geven we uitleg over deze Digimap. In de persoonlijke omgeving van de Digimap is ook veel informatie beschreven over hoe de Digimap omgeving goed te gebruiken, zodat we optimaal samen kunnen werken.

Werkwijze

Voor ieder nieuw adviesproces maken wij een stukkenlijst aan. Bestaande relaties kunnen de nieuw gevraagde stukken uploaden in hun bestaande Digimap. Nieuwe relaties bieden we een eigen Digimap aan. Een stel heeft één Digimap. 

Na het intakegesprek weten we welke documenten we verwachten nodig te hebben voor het advies. Deze stukken vragen we op. Tijdens het adviesgesprek kan het voorkomen dat op basis van de aanvullende informatie die we hebben vernomen aanvullende stukken nodig zijn. De stukkenlijst wordt bij ons aangemaakt door de binnendienstmedewerker en waar nodig in een latere fase aangevuld door de adviseur. 

Koppeling

De Digimap is een onderdeel van onze klantadministratie (CRM). Dat wil zeggen dat er geen koppeling is, maar dat het dezelfde gegevens betreft. De gegevens binnen de Digimap zijn dezelfde gegevens binnen onze CRM.

Aanmelden

Nadat we een dossier hebben aangemaakt en een stukkenlijst hebben samengesteld op basis van een intakegesprek wordt er een e-mail gestuurd naar onze relatie. Bij partners wordt er één Digimap aangemaakt. 

Inloggen

De eerste keer moet je je Digimap activeren. Daarna kun je gewoon inloggen. Je inlognaam is je e-mailadres. Het wachtwoord heb je zelf gekozen. Wij weten niet welk wachtwoord je hebt gekozen. Ben je dit vergeten, dan kun je het wachtwoord resetten en zelf een nieuw wachtwoord kiezen. 

Delen van gegevens

De bestanden die je uploadt zijn inzichtelijk voor ons. Deze zijn alleen inzichtelijk voor de geldverstrekker nadat we op document-niveau controles hebben verricht, deze hebben goedgekeurd en daarna hebben verzonden aan de geldverstrekker. Dit gebeurt pas in de bemiddelingsfase.

Niet gevraagde gegevens aanbieden (aanvullende gegevens)

Het is mogelijk om aanvullende gegevens waarvan je denkt dat het relevante informatie is aan te bieden. Dit kan eenvoudig onderaan bij "toevoegen documenten".

Veel documenten 

We vragen veel informatie op. Door deze manier van werken hebben een een dossier dat snel en efficiënt bemiddeld kan worden. Hier kun je meer lezen waarom wij al deze informatie opvragen. 

Aan te leveren documenten

In deze lijst moet je kijken welke stukken er nog aangeleverd moeten worden. Ontbrekende stukken graag z.s.m. uploaden. 

Overzicht

Hierin staat alle documenten. Deze weergave is slechts ter informatie.

Actualiseren

Het is belangrijk dat de persoonlijke gegevens omtrent de gezinssamenstelling etc. actueel wordt gehouden. Op deze manier blijven wij doorlopend op de hoogte van alle relevante wijzigingen. En zo kunnen we onze relaties op de beste manier van dienst blijven. Het is mogelijk om in de Digimap mutaties door te geven. Wij krijgen hiervan melding. 

Veiligheid

De gegevens die worden aangeboden in de Digimap zijn veilig. Hier lees je meer over de veiligheidsnormen.

Snelheid

Documenten die aan ons worden aangeboden ter controle proberen we binnen 1 werkdag te behandelen. Status-updates zijn altijd real-time te volgen binnen de Digimap-omgeving. 

Toelichting

Ons streven is om zo spoedig mogelijk alle documenten te voorzien van een duidelijke toelichting, zichtbaar onder het informatie-icoontje. Tot die tijd: neem bij vragen bij het uploaden contact met ons op 

Eén Digimap per klantdossier

Per klantdossier is er één e-mailadres gekoppeld aan de Digimap. Heb je een partner, dan adviseren we om de gegevens te delen met je partner, zodat je partner ook kan meekijken.

Kosten

Er zijn voor onze relaties geen kosten verbonden aan het gebruik van de Digimap

Samenwerking

Het completeren van de stukkenlijst in de Digimap is een manier van samenwerken. Als er vragen zijn, dan beantwoorden we deze graag. Bel of mail ons gerust. Wij bieden ook documenten aan in de Digimap. Door goed samen te werken is het mogelijk om de doorlooptijd tot het kunnen krijgen van een passend advies of het snel en duideilijk afronden van de bemiddeling bij een aanvraag veel beter mogelijk. 

Voordelen

  • Inzage in gevraagde en nog benodigde documenten
  • Behandelstatus is inzichtelijk per document
  • Documenten blijven bewaard in je dossier
  • Per document kunnen we terugkoppelingen geven over eventuele reden van afwijzing
  • Documenten kunnen we eenvoudiger aanbieden aan betrokken partijen, zoals de geldverstrekker
  • Documenten hoeven niet gespreid over meerdere e-mails te worden aangeboden
  • Per document is of komt er uitleg beschikbaar waar het document aan moet voldoen
  • Het risico dat informatie naar een verkeerd mailadres wordt verzonden is er niet meer