Onze functieverdeling

Onze functieverdeling

Binnen ons kantoor zijn er diverse functies. Langs deze weg geven we uitleg over wie wat doet. Wij onderscheiden een aantal fases, waarvoor steeds weer een ander verantwoordelijk is. Een groot voordeel hiervan is dat iedereen binnen ons kantoor tot op zekere hoogte weet wat er in een dossier speelt. Collega's kunnen door een uniforme werkwijze en vastlegging van taken eenvoudig werkzaamheden onderling overdragen. 

Contact met potentiële klanten

Er zijn veel mensen die contact met ons opnemen voor het inplannen van een adviesgesprek. Wij zijn ook verbonden aan de website van Starterslening.nl. Mensen die op deze website een berekening hebben gemaakt bellen wij na om te vernemen of wij ze verder van dienst kunnen zijn. Ook versturen wij één of meerdere e-mails om ons te presenteren en de mogelijkheid te bieden om zelf contact op te nemen voor een uitgebreid kennismakingsgesprek. Bij het inplannen van de afspraak vragen we alvast veel informatie om zodoende te waarborgen dat we optimaal kunnen inspelen op de wensen en behoeften die er zijn en ons zo goed mogelijk kunnen voorbereiden. Zo is het voor ons van groot belang om te weten of er sprake is van een oriënterende gesprek of dat er al sprake is van concrete interesse in een specifieke woning. Wij ontvangen graag zoveel mogelijk informatie die (mogelijk) van belang kan zijn voor het adviesgesprek. Als er interesse is in een concrete woning, dan vernemen we dit graag, zodat we op basis van deze woning een indicatie hebben van de woonwensen. Het is altijd mogelijk en zelfs gewenst om de gevraagde informatie te voorzien van de concrete vragen die er zijn en die behandeld moeten worden tijdens het adviesgesprek. 

Voorbereiding na het inplannen van afspraak

Nadat er een adviesgesprek is ingepland zal een medewerker ervoor zorgen dat er een afspraakbevestiging wordt verstuurd. In deze afspraakbevestiging zal nogmaals worden verduidelijkt dat wij een flinke korting geven wanneer er vooraf, juist, tijdig en volledig, documenten worden aangeleverd. Ontvangen documenten worden door de medewerker worden gecontroleerd. Bijzonderheden worden opgemerkt. De basisgegevens worden vastgelegd in zowel de klantadministratie als de adviessoftware. Daarnaast worden de documenten zodanig en op uniforme wijze benoemd dat ze voor ons eenvoudig te onderscheiden zijn. Wanneer er documenten niet voldoen aan de normen, dan wordt dit gemeld, zodat deze alsnog kunnen worden aangeleverd. In ieder geval moeten de verbeterde versies tijdens het adviesgesprek aanwezig zijn om in aanmerking te komen voor de aangeboden korting. 

De adviseur

De adviseur met wie het adviesgesprek plaatsvindt leest alle verkregen informatie van de collega's. Het voorbereide werk in de adviessoftware wordt grondig doorlopen om een algemeen beeld te krijgen van de financiële stand van zaken. Een eerste indruk van de mogelijkheden wordt verkregen. Wanneer er voldoende gegevens beschikbaar zijn gekomen (zowel feitelijke informatie als de wensen en doelstellingen) kan er een schets worden gemaakt van een scenario dat op basis van standaard uitgangspunten wordt uitgewerkt. Deze schets kan heel goed in lijn liggen met de daadwerkelijke uitkomst, maar kan ook enorm afwijken. Het adviesgesprek is bedoeld om alle mogelijkheden die er zijn te bespreken.

Het adviesproces kan kort zijn, maar kan ook veel langer duren. Hierbij is bepalend wanneer de transactie die gekoppeld is aan het advies plaatsvindt. Denk aan het eerst moeten verkopen van de eigen woning alvorens een nieuwe woning aan te kopen, het krijgen van een vast contract of het hebben afgelost van een krediet. Wij onderhouden na het kennismakingsgesprek altijd contact met de mensen met wie we een kennismakingsgesprek hebben gehad. Dit gebeurt door dezelfde persoon die de voorbereidingen op het adviesgesprek heeft verricht. 

De adviseur zal waar nodig het gegeven advies aanpassen en nieuwe berekeningen versturen. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van onze diensten ten aanzien van aankoopbemiddeling, dan is het van belang dat de adviseur het direct verneemt wanneer er een woning is bezichtigd die zeer interessant wordt bevonden. 

De bemiddeling

Wanneer een aankoopproces en / of hypotheekadvies is geaccepteerd, dan zal het dossier een nieuwe fase bereiken. Het dossier wordt door de voorbereider, al dan niet tezamen met de adviseur, overgedragen aan de bemiddelaar. Alle relevante informatie wordt toegelicht, zodat tijdens de bemiddeling hier bijzondere aandacht aan kan worden besteed en miscommunicatie wordt voorkomen. Het adviestraject is afgelopen, dus het contact vindt in eerste instantie altijd plaats via kantoor en de bemiddelaar. De adviseur heeft vaak minder actuele kennis over de stand van zaken in de bemiddeling. De adviseur is uiteraard wel bereikbaar wanneer er adviesinhoudelijke vragen zijn. Daarnaast is de adviseur altijd in korte lijnen werkzaam met de bemiddelaar. 

Verzekeringen, belastingen, nazorg en overige diensten

Wij willen onze relaties graag alle risico's duidelijk maken en vragen daarom informatie hierover op. Onze specialist zal nagaan welke verzekeringsbehoefte er bestaat. Er wordt een passende aanbieding gedaan en deze wordt ook besproken. Daarnaast zal er worden gekeken naar het overlijdensrisico, het inkomensrisico, belastingzaken en naar de wijze waarop op dit moment wordt gespaard. Uiteindelijk moet de gehele financiële situatie in lijn liggen met de gewenste situatie, rekening houdend met de doelstelllingen en mogelijkheden.  In het kader van nazorg is onze specialist ook het eerste aanspreekpunt bij vragen die administratief van aard zijn, Denk hierbij aan het wijzigen van een dekking, het verwerken van een schade, het verwerken van een aflossing, het verrichten van een extra storting in een aflossingsplan of het wijzigen van een belastingaangifte. 

Samenvattend

Door in ieder onderdeel van een proces een specialist te hebben werken wij efficiënt. Door zorgvuldige overdracht tussen fases wordt miscommunicatie voorkomen. Je hebt als klant met meerdere mensen binnen onze organisatie te maken in verschillende fases van het advies- en bemiddelings- of nazorgtraject. De adviseur wordt zo veel mogelijk ondersteund door het binnendienstteam. Op deze manier kunnen wij enerzijds scherpe tarieven aanbieden en anderzijds de hoogste kwaliteit dienstverlening aanbieden. De terugoppeling die wij ontvangen van onze meeste klanten is dat ze het gevoel hebben dat iedereen ze kent en dat ze bij iedereen terecht kunnen. Precies dat gevoel willen we onze klanten ook geven en het daarnaast in de praktijk ook nog eens waarmaken!