De Vereniging van Eigenaren | VVE

De Vereniging van Eigenaren | VVE

Appartementseigenaren kopen hun appartementsrecht. Dat wil zeggen dat zij de enige zijn die gebruik mogen maken van hun woning, garage, schuur en  / of parkeerplek. Daarnaast zijn ze verplicht lid van de Vereniging van Eigenaren (VVE). Ze zijn mede-eigenaar van het gebouw waarin hun appartement is gevestigd. Binnen de VVE worden vele afspraken gemaakt, waaronder over gedragsregels, onderhoud en verzekeren. 

Wat is een VVE?
Een VVE bestaand uit alle eigenaren van de appartementen behorende bij de VVE. Ze zijn vanwege wettelijke voorschriften lid van de VVE. Hun aandeel binnen de VVE staat beschreven in de splitsingsakte. Die is een akte die is opgesteld door een notaris, waarbij de onderlinge verstandhoudingen van de appartementseigenaren van een complex zijn beschreven. De Vereniging heeft wettelijke verplichtingen.

Hier lees je alle informatie over een niet-actieve VVE en de problemen die je kunt hebben bij de financiering van een dergelijke appartement. Vraag ons altijd om advies wanneer je een appartement koopt dit niet actief is.  

Benoemen functies binnen VVE
Een vereniging, dus ook de VVE kent een rolverdeling. Er is een aantal functies die veel voorkomen binnen VVE’s. Afhankelijk van de grootte van het complex zullen meerdere mensen betrokken zijn. Bij kleine VVE’s kan iemand meerdere functies bekleden:
Voorzitter
De voorzitter leidt de vergadering, stelt de agenda vast en zorg ervoor dat de Vergadering juist verloopt en dat ieder lid inspraak krijgt 
Penningmeester / Kascommissie
De penningmeester (bij kleine verenigingen) zorgt voor de verantwoording van inkomsten en uitgaven. Bij grotere verenigingen is dit veelal een kascommissie. Vanuit mandaat is er veelal een beperkte bevoegdheid om betalingen tot een afgesproken bedrag te mogen verrichten. Daarnaast wordt er deze door deze verantwoordelijke informatie aan een notaris verstrekt bij verkoop van een appartement. Dit omdat de hoogte van de VVE-pot belangrijk is voor de overdracht. Over het aandeel dat een nieuwe koper betaalt hoeft geen overdrachtsbelasting te worden betaald. Het aandeel waarvoor er wordt ingekocht valt fiscaal wel in Box III. 
Administratief Beheerder / Administrateur / Notulist
De beheerder zorgt voor de notulen van Vergadering en zorgt ervoor dat de besproken punten leiden tot actiepunten. Daarnaast zal deze de agenda bewaken en leden tijdig uitnodigen voor een Vergadering. 
Bewonerscommissie
Bij grotere complexen kan het zijn dat er een bewonerscommissie wordt samengesteld die zorgen voor het wel en wee binnen het complex. 
Technische commissie
De technische commissie binnen de VVE zal het onderhoud plannen en prioriteren. Ondanks een MJOP kunnen andere zaken door ontwikkelingen urgent worden. Zij geven aan welke zaken er belangrijk zijn om te onderhouden. Daarnaast valt vaak onder het onderhoud onder andere liftonderhoud, schoonmaken openbare ruimtes, ramen, etc. 

 

Inschrijving Kamer van Koophandel
Iedere Vereniging moet zijn ingeschreven bij de KvK, zodat zij ook als zelfstandig orgaan kan optreden op de economische markt. Bij de inschrijving is de rolverdeling bekend gemaakt. Hierbij is – zeker bij kleine verenigingen – het van belang dat bij wisselingen / verkoop de juiste gegevens bij de KvK bekend blijven. 
Bankrekening
Een VVE moet een bankrekening op haar eigen naam hebben. Jaarlijks dient de penningmeester aan haar leden aan te geven welke waarde hun aandeel binnen de VVE vertegenwoordigt. Dit omdat dit aandeel een vermogensbestanddeel in Box III vertegenwoordigt, het is onderdeel van het vermogen. 
Reservering voor groot onderhoud
Een VVE zal over het algemeen naast de lopende rekening ook een spaarrekening hebben. Hierop wordt gereserveerd voor de kosten die voortvloeien uit het meerjarig onderhoudsplan. 
Vergaderen
Een VVE moet periodiek vergaderen. Zeker eens per jaar, maar afhankelijk van de grootte en / of de hoeveelheid actiepunten kan dit ook vaker zijn. Daarnaast kunnen ontwikkelingen aanleiding zijn tot het beleggen van een extra ingelaste Vergadering. 
MJOP
MJOP staat voor Meerjarig Onderhoudsplan. Iedere VVE dient een dergelijk plan te hebben. D.w.z. dat het toekomstig onderhoud is begroot in een financieel plan. Mede op basis van de verwachte toekomstige uitgaven voor onderhoud wordt de periodieke bijdrage gepland. Hierbij moet iedere eigenaar in verhouding tot het gezamenlijk eigendom in verhouding bijdragen. 
Huishoudelijk reglement
In een huishoudelijk reglement worden onderlinge afspraken gemaakt over andere: liftgebruik, gebruik openbare ruimten, geluidsoverlast, schoonhouden ruimtes, afval, (brom-) fietsenstalling, verhuur appartementen etc. Dit maakt het mogelijk om onderling verwachtingen te hebben over het gebruik van het complex. 
Incasso betalingen
De kascommissie of penningmeester zorgt ervoor dat ieder lid haar bijdrage tijdig voldoet. Wanneer er achterstanden ontstaan heeft dit orgaan de mogelijkheid om – afhankelijk van het overeengekomen mandaat – zelfs een incassobureau of deurwaarder langs te sturen en zelfs beslag te leggen op een pand. Het recht van de VVE gaat voor op het hypotheekrecht van een geldverstrekker! 
Verzekeren
De VVE kan diverse verzekeringen afsluiten. De meest voorkomende verzekeringen staan hieronder uitgewerkt
Opstalverzekering
De opstalverzekering zorgt ervoor dat wanneer er schade aan het gebouw ontstaat dat dit hersteld kan worden. Niet gedekt is schade door achterstallig onderhoud. Het gezamenlijk een complex verzekeren is goedkoper dan ieder appartement afzonderlijk verzekeren en daarnaast kan het hebben van een collectieve verzekering een geldige reden zijn om reeds lopende individuele verzekeringen te stoppen. 
Glasverzekering
De glasverzekering is een aanvullende verzekering bovenop de opstalverzekering. Afhankelijk van hetgeen er in een splitsingsakte is geregeld kan ervoor worden gekozen om ramen en ruiten in en om de woning gezamenlijk te verzekeren. 
Eigenarenbelangverzekering
Ieder appartement is anders ingericht. Toch zal naast het gebouw ieder appartement qua individuele inrichting een zekere waarde vertegenwoordigen. Hier wordt binnen de VVE veelal een bedrag voor afgesproken als te verzekeren minimum. Wanneer iemand een zeer luxe inrichting heeft (keuken, badkamer, etc.), dan dient deze eigenaar zich individueel bij te verzekeren. Deze verzekering is vaak NIET afgesloten binnen de VVE! 
Aansprakelijkheidsverzekering
Als VVE kun je worden aangesproken voor bijvoorbeeld onrechtmatige daden. Denk aan een dakpan of schoorsteen die naar beneden waait op iemand of iets. Deze verzekering zorgt ervoor dat dit soort gebeurtenissen wordt vergoed. 
Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering
Bestuurders of leden binnen een vereniging nemen beslissingen. Deze kunnen nadelige gevolgen hebben voor anderen. Wanneer deze leden aansprakelijk worden gesteld kunnen zij weer verhaal halen bij de VVE omdat zij namens de VVE hebben gehandeld. Het is daarom verstandig om deze verzekering ook af te sluiten 
VVE-pakket
Veel verzekeringsmaatschappijen kennen een pakketpolis die alle beschreven te verzekeren risico’s dekt tegen een scherp tarief 
Erfpacht
Indien een appartementencomplex op erfpachtgrond staat zal de VVE als geheel zich moeten richten tot de Gemeente of andere partij die de erfpacht uitgeeft in het geval dat de erfpacht afloopt en deze opnieuw moet worden gevestigd. Het is niet mogelijk om als individuele appartementseigenaar erfpacht nieuw te laten vestigen, af te kopen of een nieuwe termijn te laten ingaan. 

Wat doet een VVE?
De VVE zorgt ervoor dat de individuele appartementseigenaren hun rechten en verplichtingen op de juiste manier vertegenwoordigd zien worden. Bij het onderwerp “Waaraan moet een VVE voldoen” is alles in detail beschreven.
Vergadering en notulen
Na iedere Vergadering worden er notulen opgesteld. Hierin staat beschreven: wie er aanwezig waren en wie niet, welke agendapunten er waren en zijn besproken, welke punten er zijn afgehandeld, welke nieuwe punten er zijn, hoe de verantwoording van de kas is verlopen etc. Deze notulen zijn voor een koper van belang omdat hierin bijvoorbeeld naar voren kan komen of er een aanvullende bijdrage naast de maandelijkse bijdrage verwacht is.
Inschrijven en uitschrijven register
Bij iedere aan- en verkoop wijzigt het leden bestand. De daartoe aangewezen persoon zorgt ervoor dat het ledenregister in stand blijft. Bij grotere VVE’s wordt de administratie vaak uitbesteed. De administrateur rekent dan vaak zowel bij verkoper als koper een bedrag voor de mutatie op de ledenlijst. Deze kosten worden verrekend bij aan- / verkoop van het appartement. Deze afspraken zijn vastgelegd in de beheerovereenkomst. Het is voor een notaris noodzakelijk om te vernemen of een lid een achterstad heeft in de bijdragen van de VVE. Bij een overdracht mag er geen achterstand zijn op de bijdragen. Dit is wettelijk zo vastgelegd. De VVE gaat bijvoorbeeld voor op de hypotheeknemer / geldverstrekker!

Ieder appartementsrecht met meerdere eigenaren moet een vereniging van Eigenaren hebben. Nagenoeg alle geldverstrekkers verplichten tegenwoordig een actieve VVE. Als de VVE niet actief is, dan verstrekken zij geen financiering. We zetten hier uiteen waar een VVE aan moet voldoen vanuit het perspectief van een hypotheekaanvraag.  We onderzoeken altijd de stand van zaken omtrent een VVE. Vraag ons om advies.

Inschrijving Kamer van Koophandel (KvK)

Iedere vereniging van Eigenaren moet ingeschreven zijn als vereniging bij de KvK. Er wordt in het uittreksel benoemd wie het bestuur vormen.

Vergaderen en notulen opstellen

De VVE moet minimaal 1 keer per jaar vergaderen. Van deze vergadering moeten notulen worden opgemaakt. Dit is een vastlegging van de gemaakte afspraken.

Jaarstukken opstellen

Ieder jaar moet de VVE een balans opstellen en een resultatenrekening, waarin zichtbaar wordt wat de bijdragen zijn geweest, wat de kosten en uitgaven zijn geweest, welk bedrag er is onttrokken en / of toegevoegd aan het onderhouds- en reservefonds.

Bestuur benoemen

De Vergadering van de VVE benoemt de rolverdeling binnen de VVE. Afhankelijk van de grootte van de VVE kan iemand meerdere functies bekleden. Een aantal voorkomende functies zijn voorzitter, penningmeester / kascommissie en notulist. Grotere VVE’s zullen het beheer vaak uitbesteden. Kleinere VVE’s zullen vaak de activiteiten onderling regelen.

Het gezamenlijke pand verzekeren

De Vereniging is eigenaar van de gezamenlijke delen en iedere appartementsrechteigenaar heeft een aandeel hierin. Het aandeel van een lid ligt vast in de splitsingsakte. Hierin staat precies beschreven wat het eigen appartementsrecht omvat en wat het gezamenlijke eigendom betreft. Daarnaast staan de rechten en plichten beschreven van de leden en welk stemrecht binnen de vereniging er van toepassing is. 

Een meerjarig onderhoudsplan (MJOP) opstellen

Een MJOP is bedoeld om te waarborgen dat toekomstige onderhoudskosten betaald kunnen gaan worden vanuit de reserves die zijn opgebouwd. Op basis van de kostenbegroting kan er worden berekend wat de inleg moet zijn per jaar en per maand. Vervolgens wordt dit bedrag verdeeld over het aantal stemrechten binnen de VVE. Op deze manier wordt voorkomen dat er achterstallig onderhoud optreedt. Daarnaast wordt de kans verkleind dat er aanvullende bijdragen moeten worden geleverd voor onverwachts onderhoud.

Het aanhouden van een onderhouds- en reservefonds

Het aanhouden van deze fondsen is een wettelijke verplichting sinds 2008. Het saldo van deze rekeningen moet positief zijn en aansluiten op het MJOP, zoals eerder beschreven. Bij pas opgerichte VVE’s zal het saldo gering op 0 zijn.

Het openen van een bankrekening op naam van de VVE

De bijdragen van de VVE moeten worden gestort op een bankrekening op naam van de VVE. Ieder lid is tot het vermogen gerechtigd tot diens aandeel binnen de VVE. Dit bedrag kan echter niet worden opgeëist. Bij de aan- en verkoop van een appartementsrecht is het gebruikelijk dat de overeengekomen koopsom inhoudt dat het aandeel in de reserve ook van eigenaar overgaat.

De bijdragen van de leden innen en betalingsachterstanden voorkomen

De penningmeester van de VVE is verantwoordelijk voor het waarborgen dat de leden tijdig hun bijdrage betalen. Afhankelijk van het incassoprotocol kan de penningmeester zelfs een uitgebleven betaling uit handen geven aan een incassobureau. Wanneer betaling dan alsnog achterblijft, dan kan er zelfs beslag worden gelegd op de woning. De notaris moet altijd bij de voorzitter / penningmeester van de VVE navraag doen of op het moment van overdracht van een appartementsrecht een lid bij is met de betalingen. Wanneer dit niet het geval is, dan zal overdracht niet eerder kunnen plaats vinden dan het moment dat de achterstanden zijn voldaan. Veelal zal de notaris dan achterstallige bijdragen inhouden op de overeengekomen koopsom. De VVE heeft een executoriale titel, die inhoudt dat de VVE een woning zelfs gedwongen mag verkopen wanneer betalingsachterstanden oplopen. Wel zal de geldverstrekker hier dan van op de hoogte gesteld worden.

Het opstellen van een huishoudelijk reglement

Het is wenselijk om binnen een VVE  omgangsvormen te hebben. Deze omgangsvormen worden veelal vastgelegd in een huishoudelijk reglement. Afspraken over geluidsnormen, hoe om te gaan met de gezamenlijke ruimtes etc. worden om problemen te voorkomen vaak in gezamenlijk overleg vastgelegd. Nieuwe leden dienen zich ook te houden aan dit reglement.