Documenten uploaden in Digimap (per 01-10-2018)

Documenten uploaden in Digimap (per 01-10-2018)

Bij een advies- en bemiddelingstraject is zeer veel informatie nodig. Dat wil zeggen dat er veel documenten moeten worden aangeleverd. Voor iedereen is het vervelend om niet precies te weten wat er moet worden aangeleverd en hoe iets moet worden aangeleverd en wanneer. Hier geven we aan wanneer en hoe informatie moet worden verstrekt. We moeten het elkaar makkelijk maken. 

Digimap (per 01-10-2018) i.p.v. e-mail 

Dossiers die nog niet aan de bemiddelingsfase zijn begonnen zullen we begin oktober "omzetten". Dat wil zeggen dat we een Digimap aanmaken. Reeds aangeleverde stukken verwerken wij. Ontbrekende stukken of verouderde stukken moeten worden geüpload. 

We accepteren alleen nog stukken die via de Digimap worden aangeboden. Achterliggende reden is dat het ons teveel tijd kost om een dossier te completeren op een andere manier. Documenten per e-mail, WeTransfer, Dropbox. OneDrive gaan we niet zelf meer verwerken. De Digimap is erg gebruiksvriendelijk. De documenten kunnen zelf worden geüpload. Alleen wanneer het echt niet mogelijk is om te uploaden accepteren wij een hardcopy (op papier) bij ons op kantoor afgeleverd compleet dossier. 

Kleur

Wij ontvangen graag altijd kleurenscans voor zover ze in kleur zijn. Een werkgeversverklaring en een legitimatiebewijs moet altijd in kleur worden aangeleverd. Documenten waarop een handtekening zichtbaar is, moet altijd in kleur worden gescand. 

Scheiden van documenten / losse pagina's

  • Het kan zijn dat er een hele stapel documenten is verzameld. Wij willen informatie per document ontvangen. Wanneer gevraagde informatie  slechts 1 pagina betreft, dan sla je dit als één document met één pagina op.
  • Wanneer de informatie meerdere pagina's beslaan, dan ontvangen we graag alle pagina's in 1 .pdf=document. Hier kun je pagina's samenvoegen.
  • Het is niet mogelijk om meerdere documenten te uploaden onder één omschrijving.

Bestandstype

  • We willen informatie in .pdf ontvangen. Op deze manier is de informatie voor ons goed op te slaan en te verwerken tijdens de bemiddeling. Wij moeten documenten bij geldverstrekkers en verzekeraars verplicht in .pdf aanleveren. 
  • Andere bestandstypen kosten voor ons te veel tijd om te verwerken / samenvoegen / omzetten naar een .pdf-document.
  • Het is mogelijk om "aanvullende informatie" aan ons aan te bieden in een ander formaat dan .pdf. Dit is niet de bedoeling. In beginsel keuren we deze stukken ongecontroleerd af. 
  • Deze link kun je gebruiken voor het gratis omzetten van het bestandformaat naar .pdf-formaat.
  • Een .pdf-document mag NIET voorzien zijn van een wachtwoord. Deze moeten we afkeuren, ook als het wachtwoord bij ons bekend is. 

Waarom via de Digimap aanleveren?

  • Het mailen van bestanden is minder veilig dan uploaden in onze Digimap
  • Het verwerken van e-mails met bestanden en informatie kost ons teveel tijd. 
  • Onze Digimap is gekoppeld aan de (uiteindelijke) stukkenlijst van de geldverstrekker. Hierdoor besparen we veel tijd
  • Het is met de Digimap mogelijk om actueel inzicht te krijgen over de behandelstatus van een document / dossier
  • We kunnen per document aangeven wat onze beoordeling is

Wanneer aanleveren | voor kennismakingsgesprek

Uiterlijk 2 werkdagen voorafgaande aan het adviesgesprek willen we de informatie ontvangen.  Slechts bij hoge uitzondering, denk aan spoed of overmacht, zullen we akkoord gaan met het niet tijdig aanleveren van de informatie. Wanneer wij geen informatie tijdig hebben ontvangen, zonder vooraankondiging, verzetten we de afspraak. We bellen op om een nieuwe datum af te spreken. Ook sturen we een e-mail met de mededeling dat de afspraak niet kan doorgaan.  

Wanneer aanleveren | tijdens bemiddelingsfase

Tijdens de bemiddelingsfase is er altijd sprake van tijdsdruk. Om de kritieke termijnen te halen is het van belang om tijdig te beschikken over alle informatie. Deze moet dan ook zo snel mogelijk aan ons worden aangeboden. Onze unieke en gratis rentealert-service is alleen mogelijk wanneer we beschikken over een voldoende compleet dossier. Wij geven aan of we voldoende informatie hebben. 

Screenshot maken

  • Soms is het lastig om gegevens te downloaden of zelfs onmogelijk. Op een Windows PC is het mogelijk om eenvoudig een screenshot te maken. Hier kun je lezen hoe dat werkt. 

Hoe kun je gegevens aanleveren?

  • Gegevens moeten worden geupload in je eigen Digimap. 
  • Gevraagde documenten moeten allemaal worden aangeleverd
  • Extra documenten kun je ook uploaden
  • Heb je problemen met uploaden, neem dan contact met ons op

Waarom tijdig en juist gegevens aanleveren (vooraf)

Wij kunnen het beste werk leveren wanneer we een groot deel van de inventarisatie vooraf doen. Wat we nodig (kunnen) hebben en de reden waarom we dit beleid hebben kun je hier lezen. 

Welke resolutie moeten documenten zijn?

Geldverstrekkers hebben veelal als eis dat documenten een minimale resolutie (scherpte) moeten hebben 300 dpi. Wij houden dan ook deze norm aan. Documenten moeten scherp zijn en duidelijk leesbaar. Afbeeldingen, foto's, scans en screenshots moeten worden omgezet naar een .pdf-document. Hier kan dat. 

Tips:

  • Sommige documenten zijn ingebonden. Om veel tijd te besparen kan bij de leverancier vaak eenvoudig een digitaal exemplaar worden verkregen. Denk aan een digitaal exemplaar van een akte bij de notaris of een digitaal jaarrapport bij de accountant. 
  • Sommige documenten zijn dubbelzijdig. Vergeet niet de achterkanten ook te scannen. Dit voorkomt dat we alleen even of oneven pagina's ontvangen. Maak er wel één document van,
  • Een bestand mag maximaal 25 MB zijn (upload)

Uitzonderingen

Hieronder staat een aantal uitzonderingen op het bovenstaande:

  • Een download van www.mijnpensioenoverzicht.nl moet in .xml-formaat worden aangeleverd. 
  • Sommige informatie kan in .doc / .docx / ,xls / xlsx worden aangeleverd

Don'ts

  • Legitimatiebewijs of werkgeversverklaring in zwart wit
  • Een document bestaande uit meerdere pagina's per pagina scannen en uploaden 
  • Eén groot bestand aanleveren met daarin alle informatie, zonder per document te uploaden
  • Te laat documenten aanleveren
  • Geen documenten aanleveren
  • Verkeerde bestandsformaten aanleveren (zie onder)
  • Niet duidelijk leesbaar (zie onder)
  • Te weinig gegevens aanleveren, we ontvangen liever te veel dan te weinig
  • Bestanden met een wachtwoordbeveiliging. Zorg zelf voor een bestand zonder wachtwoordbeveiliging. 

Maak van je smartphone een goede scanner

  • Foto's maken van documenten zorgt vaak voor kwaliteitsverlies. Daarnaast is het bestandsformaat voor ons niet goed te verwerken. Er zijn Apps die het mogelijk maken om documenten te "scannen als .pdf" met de reguliere foto-functie op je smartphone.
  • De App zorgt voor goede kwaliteit van het document en zorgt ervoor dat er een .pdf-document van wordt gemaakt. Een goede en gratis App is Microsoft Office Lens. De link zie je hiernaast.
  • Hieronder een filmpje over deze App. Geef het aangemaakte bestand een duidelijke omschrijving en upload het. Op deze manier kun je ook eenvoudig je eigen administratie volledig digitaliseren. 

Voeg .pdf-pagina's samen

Het is mogelijk om 2 .pdf-documenten samen te voegen. Je kunt hier drukken voor de webpagina waar je dit kunt doen. Voor ons is het van belang om een document dat bestaat uit meerdere pagina's in één .pdf te ontvangen, waarbij deze in deze juiste volgorde is gescand (bladzijdenummering).